12 лепшых агульных інструментаў для кіравання электроннай поштай каманды

Праграмнае забеспячэнне і электронная пошта – магутны дуэт, які зрабіў рэвалюцыю ў дзейнасці прадпрыемстваў, падштурхнуўшы іх да больш інтэграваных, эфектыўных і аптымізаваных працэсаў.

Моц простай, але эфектыўнай паштовай скрыні электроннай пошты неверагодная і вызначае якасць падтрымкі кліентаў. Аднак, калі адна і тая ж паштовая скрыня выкарыстоўваецца некалькімі людзьмі для чытання, кіравання, адказаў і выдалення размоў кліентаў, усё можа лёгка выйсці з-пад кантролю.

Такім чынам, інструменты каманднага кіравання электроннай поштай сталі найважнейшай умовай для паспяховага абслугоўвання кліентаў электроннай пошты.

У гэтым артыкуле распавядаецца аб некаторых з найбольш папулярных інструментаў паштовай скрыні, якія дапамогуць вам максімальна выкарыстоўваць паштовыя скрыні вашай каманды і захоўваць у іх беспарадак.

Давайце пачнем з кароткага абмеркавання агульных паштовых скрынь.

Што такое агульная паштовая скрыня і як яна працуе?

Некалькі карыстальнікаў выкарыстоўваюць агульную паштовую скрыню для праверкі ўваходных лістоў і адказаў на іх, а таксама для кіравання размовамі з кліентамі. Вы можаце выкарыстоўваць іх для агульнага календара, дазваляючы вашым камандам планаваць і праглядаць працоўныя змены або адпачынак, а таксама службу падтрымкі кліентаў.

У адрозненне ад традыцыйнай дзелавой электроннай пошты, агульная паштовая скрыня не мае ідэнтыфікатара карыстальніка і пароля. Такім чынам, вы не можаце ўвайсці ў іх непасрэдна і патрабуеце дазволу доступу ад адміністратара. Гэты дазвол адрозніваецца, напрыклад, «Поўны доступ» або «Адправіць як». Атрымаўшы доступ, вы можаце ўвайсці ў сваю асабістую паштовую скрыню і атрымаць доступ да паштовай скрыні каманды. Доступ таксама можа адрознівацца ў розных пастаўшчыкоў праграмнага забеспячэння.

Тры распаўсюджаныя тыпы дазволаў доступу:

  • Поўны доступ – вы можаце ўвайсці ў агульную паштовую скрыню і дзейнічаць як яе ўладальнік.
  • Адправіць як – Вы можаце ўвасабляць паштовую скрыню і адпраўляць электронныя лісты.
  • Адправіць ад імя – вы можаце адправіць электронны ліст ад імя агульнай паштовай скрыні.

Навошта вам патрэбна праграма для агульнай паштовай скрыні?

Калі ў вас невялікая каманда, колькасць людзей, якія маюць доступ да вашай паштовай скрыні падтрымкі, невялікая, і блытаніны няма. Чаргі на адпраўку не вельмі вялікія, і верагоднасць таго, што ліст застанецца незаўважаным некалькі дзён, мізэрная.

Аднак па меры пашырэння вашага бізнесу непаразуменне становіцца нястрымным, і людзі схільныя ігнараваць электронныя лісты, якія, на іх думку, могуць быць апрацаваны іншымі. Забытыя размовы, недарэчныя электронныя лісты і дублікаты адказаў – некаторыя з асноўных болевых момантаў у такіх выпадках. Агенты службы падтрымкі таксама саромеюцца працаваць, думаючы, што могуць дазволіць іншым адказаць на гэтае паведамленне або пачакаць, пакуль іншыя не дагоняць.

Некаторыя іншыя праблемы ўключаюць:

  • Ролі і абавязкі: няма правілаў адносна таго, “хто” працуе над “якой” электроннай поштай
  • Дыфузная ўласнасць: усе думаюць, што нехта адкажа
  • Адсутнасць бачнасці ў рэчах: Адсутнасць адпаведных даных аб кожным агенте службы падтрымкі і іх эфектыўнасці

Такім чынам, праграмнае забеспячэнне для агульнай паштовай скрыні!

Функцыі праграмнага забеспячэння для агульнай паштовай скрыні

Вось выдатныя магчымасці выкарыстання агульнай паштовай скрыні, якія дапамогуць вам прыняць лепшае рашэнне:

Праверце гэта:  Як зрабіць малюнак празрыстым у Microsoft PowerPoint

Кіраванне электроннай поштай каманды

Праграмнае забеспячэнне для агульнай паштовай скрыні прапануе лёгкае кіраванне адрасамі электроннай пошты падтрымкі, напрыклад [email protected], [email protected], [email protected]і г.д. Гэта таксама павышае празрыстасць, бо вам не трэба пераключацца паміж экранамі або ўваходзіць у некалькі ўліковых запісаў, каб адказваць на электронныя лісты.

Акрамя таго, у вас ёсць цэнтралізаваны прагляд усіх важных паштовых скрынь, якія дазваляюць хутка і эфектыўна адказваць на запыты. Вы таксама можаце прызначаць ролі, пазбягаць пакінутых лістоў і ўстрымлівацца ад адпраўкі дублікатаў адказаў.

Унутраная дыскусія

Важнай асаблівасцю праграмнага забеспячэння для агульнай паштовай скрыні з’яўляецца ўнутранае абмеркаванне або сістэма «нататак», якая дазваляе вам дзяліцца важнай інфармацыяй аб электроннай пошце ў выглядзе нататак або каментарыяў. Гэта дазваляе персаналізаваць электронныя лісты ў агульнай паштовай скрыні, эканоміць час на кантэкстны пошук і павышае эфектыўнасць.

Такім чынам, усе карыстальнікі могуць размаўляць адзін з адным праз унутраныя нататкі без неабходнасці перасылаць электронныя лісты туды і сюды.

Пазбягайце сутыкнення агентаў і блытаніны ў паштовай скрыні

Сутыкненне агентаў адбываецца, калі два члены каманды адказваюць на адзін і той жа запыт кліента і прапануюць рознае рашэнне. Гэта ўплывае на давер да вашай сістэмы падтрымкі. Праграмнае забеспячэнне для агульнага кіравання электроннай поштай дазваляе пазбегнуць гэтай блытаніны, аўтаматычна пераўтвараючы ўваходныя электронныя лісты ў білеты падтрымкі, прызначаныя розным агентам праз правілы маршрутызацыі. Гэта прызначэнне таксама можа быць ручным.

Аўтаматызаваныя адказы і шаблоны

Большасць інструментаў агульнай паштовай скрыні прапануе стандартныя адказы і шаблоны. Вы можаце выкарыстоўваць іх, каб прапаноўваць хуткія адказы і вырашаць падобныя запыты. Гэтыя аўтаматызаваныя адказы і стандартныя адказы павышаюць узгодненасць і імгненна дазваляюць членам вашай каманды імгненна вырашаць агульныя праблемы кліентаў.

Ніжэй прыведзены спіс найбольш папулярных інструментаў паштовай скрыні, якія прапануюць выдатныя функцыі кіравання групавой электроннай поштай.

Давайце хутка іх вывучым. 😎

Служба падтрымкі ProProfs

Служба падтрымкі ProProfs гэта разумнае і эфектыўнае воблачнае праграмнае забеспячэнне з магутнай функцыяй агульнай паштовай скрыні, якая дае вам магчымасць без асаблівых высілкаў кіраваць сваімі патрэбамі ў падтрымцы. Ён прапануе агульную прастору для ўсіх паштовых скрынь падтрымкі, такіх як [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]і [email protected]і г.д.

Ён пастаўляецца з простым карыстальніцкім інтэрфейсам, падобным да Gmail, які дазваляе адсочваць колькасць заяўак, прызначаных агентам, сачыць за іх працай на працягу пэўнага перыяду часу і прапаноўваць кругласутачную падтрымку з любой прылады.

Асаблівасці

  • Каманднае супрацоўніцтва для больш хуткага вырашэння заявак
  • Просты і лёгкі ў выкарыстанні інтэрфейс
  • Адсочванне і маніторынг агентаў
  • 24X7, у любы час, у любым месцы, доступ

Freshdesk

Freshdesk з’яўляецца адным з лепшых праграм для кіравання камандай электроннай пошты, якое прапануе мноства выдатных функцый, такіх як аўтаматычнае пераўтварэнне ўваходных лістоў у білеты, якія можна расстаўляць па прыярытэтах, пазначаць тэгамі і спецыяльна прызначаць. Ёсць унутранае супрацоўніцтва, і вы таксама можаце звесці да мінімуму колькасць адказаў, адпраўленых вашымі агентамі, шляхам аптымізацыі функцый.

Freshdesk таксама прапануе выяўленне сутыкненняў агентаў і інтэграцыю прыкладанняў для пашырэння магчымасцей вашых агульных паштовых скрынь і сістэм службы падтрымкі.

Асаблівасці

  • Фільтры рэлевантнасці
  • Групавыя білеты з біркамі
  • Аўтаматызуйце звычайныя і паўтаральныя адказы
  • Прагляд у рэжыме рэальнага часу білетаў і ўваходных лістоў

DragApp

DragApp гэта яшчэ адно каманднае праграмнае забеспячэнне для кіравання электроннай поштай, якое знаходзіцца ў вашай асабістай паштовай скрыні Gmail і дазваляе вам атрымліваць, кіраваць, прызначаць і адказваць на ўваходныя агульныя электронныя лісты. Вы можаце падзяліцца групавымі электроннымі лістамі, напрыклад «[email protected]”, “[email protected]», і г.д., і аўтаматызаваць працоўныя працэсы з дапамогай правілаў.

Праверце гэта:  Як змяніць сваё месцазнаходжанне ў Hulu і глядзець з любога месца

Гэта дазваляе арганізаваць уваходныя электронныя лісты ў візуальных дошках і палягчае ўнутранае супрацоўніцтва праз унутраныя чаты, нататкі і агульныя чарнавікі. Вы можаце лёгка прызначаць электронныя лісты і кантраляваць, які агент над якой размовай працуе. Акрамя таго, ён прапануе фантастычную функцыю генерацыі справаздач для больш падрабязнай інфармацыі аб кліентах і супрацоўніках.

Паток пошты

Паток пошты гэта ўсё-у-адным паштовая скрыня для каманд, якая прапануе гнуткія працоўныя прасторы. Інструмент дазваляе лёгка абменьвацца электроннай поштай без патрабаванняў перасылкі электроннай пошты ці копіі карыстальнікам. Карыстальнікі могуць выбраць унутраныя дыскусіі без адпраўкі кліентам унутраных патокаў.

Электронная пошта кліентаў будзе непасрэдна сінхранізавацца з камандай, што дазваляе лёгка адаптавацца для кожнай з каманд, такіх як служба падтрымкі, найманне, продажы, кіраўнік праекта і распрацоўшчыкі.

Асаблівасці

  • Лёгкае каманднае супрацоўніцтва
  • Менеджэры электроннай пошты
  • Лёгкае адсочванне і маніторынг электроннай пошты

HubSpot

Hubspot з’яўляецца адным з вядучых інструментаў агульнай паштовай скрыні, які дазваляе падключаць усе адрасы электроннай пошты вашай каманды да цэнтральнай або універсальнай паштовай скрыні для эфектыўнай працы і разумнага супрацоўніцтва. Вы таксама можаце падключыць агульныя адрасы электроннай пошты да Hubspot Уваходныя размовы, каб мець універсальны прагляд электронных лістоў ва ўсіх аддзелах і не прапусціць нават адзін ліст.

Ён пастаўляецца з правіламі маршрутызацыі і інструментамі для павышэння прадукцыйнасці, якія забяспечваюць эфектыўнае размеркаванне білетаў і палягчаюць бясшвовыя наступныя дзеянні.

Асаблівасці

  • Брэндынг
  • Універсальная паштовая скрыня для цэласнага прагляду электроннай пошты па ўсіх аддзелах
  • Чат-боты для аўтаматычных адказаў
  • Жывы чат і абмен паведамленнямі ў сацыяльных сетках.

Каяко

Каяко прапануе магутны інструмент для эфектыўнага і лёгкага кіравання вашымі агульнымі лістамі. Ён прапануе карыстальніцкія прагляды ўсіх вашых размоў і дазваляе пазначаць іх для выкарыстання ў будучыні і хуткай апрацоўкі. Вы можаце аўтаматычна накіроўваць складаныя запыты спецыялістам службы падтрымкі і мінімізаваць час адказу на тэрміновыя запыты.

Асаблівасці

  • Макрасы і стандартныя адказы
  • Аналітыка для разумення паказчыкаў адказу
  • Кіраванне шматканальнай размовай
  • Некалькі старонніх інтэграцый

Асабістыя нататкі дазваляюць вашым агентам унутрана супрацоўнічаць, пазбягаючы сутыкненняў у адказах і блытаніны ў паштовай скрыні. Вы таксама можаце атрымаць універсальны агляд усіх дзеянняў кліентаў.

Дапамажыце разведчыку

The Дапамажыце разведчыку дазваляе эфектыўна атрымліваць, вырашаць, кіраваць і прызначаць агульныя электронныя лісты, у той жа час пазбягаючы блытаніны. Вы можаце арганізаваць усе запыты падтрымкі ў адну чаргу або стварыць асобныя паштовыя скрыні для розных брэндаў, аддзелаў і агульных адрасоў электроннай пошты. Гэта спрыяе лёгкаму ўнутранаму супрацоўніцтву з дапамогай асабістых нататак, тэгаў і захаваных адказаў. Вы можаце хутка пераключацца паміж размовамі ў чаце і электроннай поштай, каб бачыць любыя новыя ўваходныя запыты ў рэжыме рэальнага часу.

Іншыя функцыі ўключаюць пашыраны пошук, хуткі прагляд, апавяшчэнні і рэйтынгі задаволенасці, індыкатары ў рэальным часе для выяўлення сутыкненняў, карыстальніцкую папку, масавыя адказы, аўтаматызацыю працоўнага працэсу і г.д.

HappyFox

HappyFox дазваляе заўсёды трымаць вашыя агульныя паштовыя скрыні беспарадкавымі і арганізаванымі без страты эфектыўнасці і адсочвання ўваходных лістоў. Ён прапануе хуткую міграцыю вашых групавых паштовых скрынь, такіх як агульная паштовая скрыня Gmail і Outlook і г.д., у службу падтрымкі HappyFox і дазваляе вам выкарыстоўваць яе функцыі для пашыранай падтрымкі.

Асаблівасці

  • «Задачы» і «тэрміны выканання», каб заставацца арганізаванымі.
  • Даданне абанентаў білетаў
  • Абвесткі аб сутыкненні
  • Разумныя правілы і стандартныя дзеянні

Адной з адметных асаблівасцей з’яўляецца тое, што ён працуе для ўсіх аддзелаў, такіх як “[email protected]”, “[email protected]”, “[email protected]”, і “[email protected]», і г. д. Вы можаце размеркаваць працоўную нагрузку па сваім жаданні, выкарыстоўваючы функцыю «Катэгорыі» і ствараючы чэргі агульных патокаў паштовай скрыні для іх упарадкаванага вырашэння.

Праверце гэта:  Гуляйце ў гульню Chrome T-Rex Running на сваім тэлефоне

Хівер

Хівер гэта унікальнае праграмнае забеспячэнне для агульнай паштовай скрыні, якое дазваляе вашай камандзе супрацоўнічаць у Gmail і забяспечваць фантастычны вопыт кліентаў. Панэль кіравання агульнай паштовай скрыні знаходзіцца прама ў вашым асабістым Gmail і дазваляе вам дэлегаваць ўваходныя запыты адным пстрычкай мышы. Вы можаце пісаць асабістыя нататкі і імгненна дзяліцца імі са сваёй камандай для бесперашкоднага супрацоўніцтва.

Асаблівасці

  • Права ўласнасці на электронную пошту і статус электроннай пошты
  • Імгненнае ўнутранае супрацоўніцтва з асабістай паштовай скрыні Gmail
  • Аўтаматызаваныя працоўныя працэсы і даследаванні задаволенасці кліентаў
  • Дзейсная інфармацыя аб парушэннях SLA і размеркаванні працоўнай нагрузкі

Вы таксама можаце адсочваць ключавыя паказчыкі і прадукцыйнасць агента з адной прыборнай панэлі. Hiver таксама прапануе шаблоны электроннай пошты для больш хуткай дастаўкі адказаў. Гэта таксама дазваляе пераўтварыць ваш уліковы запіс Gmail у службу падтрымкі. Вы таксама можаце перайсці на Gmail на базе Hiver для лёгкага пераходу.

Баразёнка

GrooveHQ з’яўляецца адным з найбольш папулярных інструментаў паштовай скрыні для кампаній, якія ў цяперашні час маштабуюцца і шукаюць лёгкі пераход. Гэта дапамагае вам лёгка адсочваць усё і кіраваць усёй агульнай папкай “Уваходныя”. Усе ўваходныя паведамленні кліентаў, такія як электронныя лісты, чаты, паведамленні ў сацыяльных сетках, тэлефонныя размовы і г.д., збіраюцца ў адным месцы.

Вы можаце прызначаць заяўкі пэўным членам каманды, супрацоўнічаць над асабістымі нататкамі, прыцягваць членаў каманды да цыкла праз «@згадкі» і займацца выяўленнем сутыкненняў. Яе дзіўныя функцыі справаздачнасці і адсочвання дазваляюць максімальна выкарыстоўваць вашыя рэсурсы.

SupportBee

SupportBee гэта эфектыўны інструмент для сумеснай працы па электроннай пошце са знаёмым інтэрфейсам электроннай пошты і прапануе бездакорныя магчымасці для сумеснай працы. Вы можаце прызначаць білеты пэўным агентам або пэўным камандам, каментаваць іх і абмяркоўваць па меры неабходнасці. Вашы агенты могуць абагульваць чарнавікі адказаў, каб праглядзець іх перад адпраўкай кліенту.

SupportBee можа пахваліцца вокамгненным імпартам ўваходных лістоў і мае функцыю аўтаматычнага абнаўлення, якая не патрабуе ручнога абнаўлення. Ёсць тры катэгорыі білетаў – без адказу, без адказу і ў архіве. Такім чынам, вы можаце імгненна бачыць заяўкі, якія патрабуюць неадкладнай увагі, і вырашаць іх у прыярытэтным парадку.

SharedBox

SharedBox гэта даведачная служба і праграмнае забеспячэнне для агульнай паштовай скрыні, створанае на базе Slack, якое дазваляе вам кіраваць зносінамі з кліентамі і прапаноўваць падтрымку непасрэдна з прыборнай панэлі Slack. Вы можаце атрымліваць паведамленні, твіты і электронныя лісты ў Slack, а таксама супрацоўнічаць з агульнымі ўліковымі запісамі электроннай пошты і Twitter.

Кожны ўліковы запіс мае сайт падтрымкі, дзе вашы карыстальнікі могуць кіраваць паведамленнямі кліентаў і адказваць на іх. Вы таксама можаце дадаць некалькі адрасоў электроннай пошты.

Інструменты для агульнай паштовай скрыні: прыйшоў час зрабіць электронную пошту больш сумеснай

Інструменты агульнай паштовай скрыні, абагуленыя тут, робяць нашмат больш, чым простае кіраванне паштовай скрыняй падтрымкі. Яны эканомяць час, павышаюць задаволенасць кліентаў і павышаюць прадукцыйнасць вашай каманды абслугоўвання кліентаў. Больш за тое, яны дапамагаюць вам развіваць празрыстую і падсправаздачную арганізацыйную культуру і спрыяюць бачнасці ва ўсёй сістэме.

Вы можаце ствараць правілы маршрутызацыі, захоўваць адказы для падтрымкі, перавесці генерацыю патэнцыйных кліентаў на аўтапілот, стварыўшы чат-бота, і ўнесці больш кантэксту ў свае размовы.

Такім чынам, інвестуйце ў любы з гэтых інструментаў і дайце свайму бізнесу добры старт!